Documents reçus et expédiés
Gestion de tous les types de documents
KLASTOO permet de paramétrer tous les types de documents rencontrés dans votre activité, pour adapter au mieux l’application à vos besoins. On parle alors de ‘natures’ et de ‘types’ de documents, pour lesquels seront définis des fonctionnements automatiques.
Gestion des demandes de réponses
Chaque document peut se voir attribuer une date de réponse, ce qui a pour effet immédiat de le comptabiliser parmi les documents en attente de réponse. Grâce à ce suivi, plus aucun document ne reste sans réponse.
Gestion des objets et des expéditeurs dans une base de données
KLASTOO permet de stocker les objets (sujets) de vos documents dans une base de données afin de ne plus avoir à les saisir ultérieurement. De la même manière la gestion de vos contacts extérieurs s’effectue selon quatre niveaux : regroupement par type, par tiers, par service et par interlocuteur.
Classement des documents dans des classeurs et des dossiers
A travers les classeurs et dossiers de l’application, vous pouvez facilement recréer le plan d’archivage interne de votre structure. Cette analogie informatique rend l’utilisation de Klastoo particulièrement cohérente et s’intègre parfaitement dans la logique de votre activité.
Gestion du degré d’urgence des documents
KLASTOO permet aussi de lister les documents prioritaires et importants en leur attribuant un degré d’urgence (par un code couleur et un niveau de priorité).
Indexation des documents par mots-clés
Chaque fiche de document peut comporter un ou plusieurs mots-clés pour optimiser les temps de recherche sur un thème précis. Ces mots-clés sont définis par vos soins lors du paramétrage de l’application.
Possibilité de commenter les documents
Dans KLASTOO les fiches des documents comportent une zone de commentaires, afin d’y renseigner vos commentaires ou les traitements que le document doit subir. Cette spécificité du logiciel permet un échange interactif d’informations entre les différents acteurs de la structure (en fonction de leurs droits d’accès aux documents).
Affectation de pièces jointes et classement automatique
Aux documents peuvent être associés des éléments numérisés (ou autres fichiers de tout format), que KLASTOO va mettre à disposition des autres utilisateurs après les avoir organisés, classés et archivés. Ce procédé va permettre un travail collaboratif sur un même fichier.
Ventilation du document à travers les services internes
En plus d’archiver, KLASTOO dématérialise entièrement le flux des documents transitant par vos services. Ceci permet entre autres de consulter instantanément vos documents et facilite l’échange interne de ces derniers…
Liaison entre les documents reçus et expédiés
Chaque réception peut être attachée à une ou plusieurs expéditions et vice versa, de manière à retracer la généalogie d’un document.
Attribution d’un numéro unique aux documents
Chaque document se voit attribuer un numéro unique composé d’éléments comme l’année, le mois, le type, et un numéro généré par un compteur. L’attribution de ce numéro permet un suivi minutieux des documents saisis de telle sorte que tout document manquant peut être repéré.
Suivi des accès aux documents par les différents utilisateurs
KLASTOO donne accès à un tableau récapitulatif de tous les destinataires internes des documents, permettant de visualiser ainsi les dates de réception, de lecture et de dernier accès à la fiche.
Diffusion des documents via Microsoft ® Office Outlook ®
L’application s’interface complètement dans l’environnement Outlook : en effet un récapitulatif de chaque fiche est envoyé automatiquement à l’adresse mail du destinataire correspondant.
Ceci implique que même un utilisateur n’étant pas en cours d’utilisation de KLASTOO, est averti de l’arrivée d’un nouveau document en temps réel.